綿陽水務(wù)集團(tuán)檔案管理躍上新臺(tái)階
時(shí)間: 2011-04-20 16:25:59
中國水星消息（信息員 賈璽） 近日，四川省綿陽市水務(wù)集團(tuán)檔案規(guī)范化管理工作，順利通過省一級達(dá)標(biāo)測評驗(yàn)收。這標(biāo)志著該公司檔案管理繼2006年以滿分成績獲得“省二級檔案規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)證書”后，再度躍上一個(gè)新的臺(tái)階。
近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，城市供排水工作的精細(xì)化、規(guī)范化要求也越來越高。為了使城市供排水事業(yè)實(shí)現(xiàn)新突破、新發(fā)展，固本強(qiáng)基尤為重要。作為企業(yè)精細(xì)化管理的重要組成部分，綿陽水務(wù)集團(tuán)創(chuàng)新理念，深思熟慮，認(rèn)真從最基礎(chǔ)性的檔案工作抓起，從細(xì)微處著手，大力實(shí)施了檔案規(guī)范化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案工作水平，以一流的檔案管理服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的中心工作。
領(lǐng)導(dǎo)重視檔案規(guī)范化管理氛圍濃郁
綿陽水務(wù)集團(tuán)注重強(qiáng)化檔案目標(biāo)管理。該集團(tuán)把檔案管理作為一項(xiàng)重要工作列入了領(lǐng)導(dǎo)工作日程，要求從行政檔案到業(yè)務(wù)檔案全部實(shí)施規(guī)范化管理，納入年度目標(biāo)考核，與獎(jiǎng)懲掛鉤。多次在公司會(huì)議上強(qiáng)調(diào)檔案工作，積極開展檔案管理培訓(xùn)和檢查活動(dòng)，切實(shí)解決人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等具體問題。
與此同時(shí)，綿陽水務(wù)集團(tuán)落實(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，調(diào)整充實(shí)了檔案工作管理人員，配備了專職檔案員4名，各業(yè)務(wù)部門和所屬各公司設(shè)置了兼職檔案員25名，逐步建立了集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)分管、公司檔案室主管、各部門專、兼職檔案員協(xié)助管理的三級檔案管理體系，形成了上下齊心合力、齊抓共管的良好局面，做到了領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)、制度、管理“四個(gè)統(tǒng)一”。
為了使檔案規(guī)范化管理落實(shí)到位，綿陽水務(wù)集團(tuán)積極從硬件和軟件兩個(gè)方面搭建平臺(tái)。在硬件上加大投入，建立高標(biāo)準(zhǔn)檔案室，該集團(tuán)每年都為檔案管理批設(shè)了專項(xiàng)資金。先后投資10余萬元進(jìn)行檔案室改造，添置了檔案專用密集架、書柜、空調(diào)等固定設(shè)施，還添置了光盤打印機(jī)、刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)、高性能服務(wù)器等電子設(shè)備，檔案保管的條件大為改善。檔案室做到了設(shè)施設(shè)備齊全，切實(shí)達(dá)到“十防”要求。
搭建平臺(tái)檔案規(guī)范化管理創(chuàng)新發(fā)展
按照《檔案法》和相關(guān)規(guī)定，綿陽水務(wù)集團(tuán)集團(tuán)結(jié)合自身檔案工作情況，組織制定了《部門文件材料歸檔細(xì)則》、《綿陽市水務(wù)集團(tuán)檔案分類實(shí)施細(xì)則》等檔案保管、保密、使用、歸檔、專職檔案工作人員職責(zé)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度和檔案基礎(chǔ)管理制度，初步形成了包含收集、移交、整理、鑒定、保管、利用、編研、開發(fā)等環(huán)節(jié)在內(nèi)的一整套科學(xué)規(guī)范的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)流程，包括文書科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、底圖檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等共計(jì)15大類，細(xì)分為30種小類，極大地豐富了檔案室藏卷，保證了保存的檔案門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，案卷質(zhì)量符合規(guī)范，為檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
同時(shí)，綿陽水務(wù)集團(tuán)注重立卷歸檔工作質(zhì)量化。根據(jù)不同檔案門類和管理期限，在質(zhì)量上做到了“四統(tǒng)一”，即統(tǒng)一按案卷排列順序編制卷號；統(tǒng)一打印卷內(nèi)文件目錄；統(tǒng)一按類別規(guī)范歸檔文件目錄；統(tǒng)一按順序歸檔。近年來，由于綿陽水務(wù)集團(tuán)重大建設(shè)項(xiàng)目的增多，為規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理，該集團(tuán)指定專職檔案管理人員全程參與項(xiàng)目建設(shè)，進(jìn)一步明確了項(xiàng)目檔案歸檔范圍、圖紙編制和整理裝訂要求。要求施工、監(jiān)理、建設(shè)單位對歸檔項(xiàng)目文件材料進(jìn)行自查、審核，層層把關(guān)，建立工程項(xiàng)目竣工文件歸檔審查記錄，從而有效保證了歸檔文件材料的完整齊全。
在災(zāi)后重建工作中，綿陽水務(wù)集團(tuán)先后接受了國家、省、市各級單位的多次嚴(yán)格檢查，規(guī)范的檔案管理和資料，為上級部門了解工程項(xiàng)目進(jìn)展，檢查工程項(xiàng)目實(shí)施情況提供了準(zhǔn)確、全面的資料，受到各級領(lǐng)導(dǎo)和部門的高度肯定。
幾年來，綿陽水務(wù)集團(tuán)一直堅(jiān)持不懈強(qiáng)化管理，檔案管理作為基礎(chǔ)管理的重要環(huán)節(jié)，不更新，不變革就無法適應(yīng)公司飛速發(fā)展的需要。因此，該集團(tuán)創(chuàng)新工作思路，結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際不斷積極探索，在檔案管理方面采取了多項(xiàng)改革措施。比如，自2003年開始推進(jìn)戶表工程，每年約有上千份竣工檔案產(chǎn)生，為便于查找利用，綿陽水務(wù)集團(tuán)改革了工程檔案的分類和立卷方式，一個(gè)工程一個(gè)檔案；為提高工作效率，該集團(tuán)設(shè)計(jì)了戶表工程檔案樣表，節(jié)約了立卷時(shí)間和成本。為避免設(shè)備、人事管理和檔案管理分屬不同部門，造成各自為政工作脫節(jié)的情況，檔案管理人員主動(dòng)溝通，將庫存靜態(tài)的設(shè)備、人事檔案與公司動(dòng)態(tài)的設(shè)備人事管理系統(tǒng)通過統(tǒng)一的編號聯(lián)系起來，從而達(dá)到對設(shè)備、人事檔案的精確管理和快速查詢。
印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，也就相應(yīng)會(huì)產(chǎn)生作廢印章，為加強(qiáng)作廢印章管理，綿陽水務(wù)集團(tuán)將其納入了檔案管理體系，規(guī)范了作廢印章處理流程，并設(shè)計(jì)訂制了作廢印章柜，對作廢印章進(jìn)行登記造冊，集中統(tǒng)一管理，將其作為實(shí)物檔案真實(shí)反映公司的歷史變遷。另外，該集團(tuán)還建立了企業(yè)的資信檔案，自己設(shè)計(jì)并制作了資信檔案袋；制訂了獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)狀編號方法，設(shè)計(jì)定做獎(jiǎng)牌檔案柜，收錄了獎(jiǎng)牌63塊。通過種種舉措，讓檔案更好的服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作。
信息主導(dǎo)檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類及數(shù)量急劇增加，綿陽水務(wù)集團(tuán)緊緊圍繞企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，以“檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化”為目標(biāo)，充分利用檔案資源效能，建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)。1997年，綿陽水務(wù)集團(tuán)開發(fā)出“檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)”單機(jī)版，實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，單機(jī)版管理系統(tǒng)的建立突破了傳統(tǒng)的手工管理方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的計(jì)算機(jī)化，滿足了公司日益增多的文件材料種類及數(shù)量的要求，保障了文件材料的完整與安全，過去粗放管理逐步走向了規(guī)范管理。
近年來，綿陽水務(wù)集團(tuán)認(rèn)識到了傳統(tǒng)的機(jī)讀目錄管理方式的局限與落后，單機(jī)版本管理系統(tǒng)固有的缺陷難使其再承擔(dān)大規(guī)模檔案管理的需要。為適應(yīng)信息化辦公，結(jié)合檔案資料的結(jié)構(gòu)和實(shí)際情況，綿陽水務(wù)集團(tuán)決定開發(fā)建設(shè)新的網(wǎng)絡(luò)版“檔案管理系統(tǒng)”。通過兩年多時(shí)間的建設(shè)和試運(yùn)行，2009年10月底，新系統(tǒng)通過驗(yàn)收合格，正式投入使用。
綿陽水務(wù)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)是典型的C/S模式，借以web站點(diǎn)形式進(jìn)行操作，對不同操作級別劃分不同僅限，保證每個(gè)授權(quán)用戶都可以使用，整體上達(dá)到了分層實(shí)施，統(tǒng)一管理的目的。此套新檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)，充分貼合綿陽水務(wù)集團(tuán)當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際，吸取并延續(xù)了原檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)，并就當(dāng)前及今后一段時(shí)期的功能需求進(jìn)行了模塊研發(fā)，使系統(tǒng)更具科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，使用更加快捷、方便。整個(gè)系統(tǒng)分為檔案管理、圖書管理、系統(tǒng)管理、資料查詢四大類。其中檔案管理和圖書管理支持利用、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表等多項(xiàng)功能，對借閱文本的歸還實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)定期統(tǒng)計(jì)、定期提醒；系統(tǒng)還加入了全文標(biāo)識、電子版檔案等新功能，
新的檔案管理系統(tǒng)擺脫了封閉式的檔案管理模式，集中統(tǒng)一了公司檔案信息資源，最大限度實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)了全集團(tuán)檔案信息的無障礙交流與利用；優(yōu)化了該集團(tuán)檔案管理流程，減少了多余流程及重復(fù)的手工操作，節(jié)約了運(yùn)營成本。系統(tǒng)采用文件歸檔和案卷歸檔兩種方式，每一種歸檔再細(xì)分為若干個(gè)流程：未分類、預(yù)歸檔、歸檔處理、編目入庫、查詢、權(quán)限授予、鑒定銷毀、檔案打印等。檔案管理與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了緊密結(jié)合，科學(xué)高效、信息化檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的建立，為綿陽水務(wù)集團(tuán)檔案管理工作的推進(jìn)注入了新的活力。檔案管理系統(tǒng)達(dá)到了預(yù)期目的，貼合了綿陽水務(wù)集團(tuán)檔案管理的實(shí)際需求，它的運(yùn)行，標(biāo)志著綿陽水務(wù)集團(tuán)檔案管理工作有了質(zhì)的飛躍，也標(biāo)志著該集團(tuán)檔案管理信息化邁上了一個(gè)新的臺(tái)階！
2009年，綿陽水務(wù)集團(tuán)共向新的檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)入3400多卷案卷，21000份文件，涉及數(shù)據(jù)十萬多條，為確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，檔案管理人員逐一對照庫藏文件核實(shí)修正，做到“帳物相符”。在做好年度歸檔工作的同時(shí)，綿陽水務(wù)集團(tuán)還著重進(jìn)行歷年文書檔案電子文件及工程圖紙CAD電子文件的收集，尤其是行政文件，為數(shù)字檔案信息化建設(shè)積累了寶貴的電子檔案資源。
深化應(yīng)用檔案管理服務(wù)企業(yè)工作大局
檔案管理的目的是開發(fā)和利用，把檔案資料的“死信息”變成“活數(shù)據(jù)”服務(wù)于城市供排水事業(yè)是綿陽水務(wù)集團(tuán)提升檔案管理工作水平的最終目標(biāo)。近年來，該集團(tuán)在搞好檔案管理的同時(shí)，積極搞好檔案的開發(fā)與利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為工程建設(shè)服務(wù)，為行政管理服務(wù)，提供了大量的檔案資料。
該集團(tuán)開展了檔案電話查閱、開架閱覽等服務(wù)，先后建立了企業(yè)資信證照檔案、組織機(jī)構(gòu)沿革及人事變動(dòng)、國土證、房產(chǎn)證、各公司簡介、戶表工程結(jié)算表等十幾種編研成果。綿陽水務(wù)集團(tuán)從2009年開始，全面建設(shè)企業(yè)內(nèi)控體系，建立的編研成果為體系建設(shè)提供了有效的歷史管理制度資料，有力推動(dòng)了內(nèi)控體系建設(shè)工作的有序開展。檔案室還注重在該集團(tuán)的內(nèi)部刊物和公司網(wǎng)站上進(jìn)行投稿，介紹檔案室工作情況，向職工廣泛宣傳檔案。
為方便檔案查詢和借閱，檔案室逐步完善了各種檢索工具，形成《檔案移交目錄》、《圖書移交目錄》、《十大類檔案案卷目錄》、《底圖檔案目錄》、《實(shí)物檔案目錄》、《磁性載體檔案目錄》、《編研目錄》、《文號目錄》、《全宗指南》等多種檢索工具，覆蓋了庫藏檔案的每個(gè)類別，大大提高了檔案借閱和查詢效率。近年來，該集團(tuán)檔案室先后為各部門和所屬各公司提供借閱、協(xié)查檔案4000多人次，提供利用檔案6387件。近年來，綿陽水務(wù)集團(tuán)在研究制定重大決策、措施和規(guī)劃，生產(chǎn)經(jīng)營、技改技革、重大項(xiàng)目建設(shè)等工作時(shí)，都注重從檔案資料中尋找歷史借鑒和依據(jù)，充分挖掘檔案信息資源，更好地為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。檔案工作在綿陽水務(wù)集團(tuán)的發(fā)展中起著越來越重要的作用。
檔案是與人類依存千年的瑰寶。當(dāng)今社會(huì)，檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中具有了更為重要的作用，做好檔案管理工作對于促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中競爭力具有重要意義。綿陽水務(wù)集團(tuán)將以檔案規(guī)范化管理省一級為新的起點(diǎn)，在一起發(fā)展中，繼續(xù)創(chuàng)新思路，多措并舉，推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新的提高和飛躍。
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